Información Legal

En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, hemos implementado este Manual de Políticas de Tratamiento y Procedimientos en Materia de Protección de Datos Personales, con el propósito de detallar el manejo que otorgamos a la información proporcionada por nuestros usuarios, empleados, proveedores, accionistas, clientes y otros grupos de interés.

Objetivo

El objetivo de esta Política, conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, es definir: (i) las obligaciones que La Sociedad debe observar respecto a los Datos Personales que le son proporcionados por los Titulares, (ii) los derechos y responsabilidades que tienen los Titulares en relación con los Datos Personales suministrados, y (iii) los procedimientos que La Sociedad debe seguir para el tratamiento de los Datos Personales.

Principios Procedimentales

Los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, desarrollados por el Decreto 1377 de 2013, regularán en su totalidad los procedimientos descritos en esta Política. En particular, se aplicarán los siguientes:

(a) Principio de legalidad: El tratamiento de Datos Personales que llevemos a cabo deberá ajustarse a lo dispuesto en las normativas vigentes en la República de Colombia;

(b) Principio de finalidad: La recolección de Datos Personales por nuestra parte deberá responder a una finalidad legítima, la cual será comunicada al Titular;

(c) Principio de libertad: El Titular de los Datos Personales deberá tener, en todo momento, la capacidad de otorgar o revocar, de manera libre e informada, su consentimiento. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin la autorización previa, o en ausencia de un mandato legal o judicial;

(d) Principio de veracidad o calidad: La información proporcionada por los usuarios se considerará, en todo caso, completa, precisa, actualizada, verificable y comprensible.

(e) Principio de transparencia: El Titular tendrá derecho a obtener, de nuestra parte, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de Datos Personales de los cuales sea Titular;

(f) Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales estarán, en todo momento, bajo la custodia de nosotros o del responsable del Tratamiento designado por esta. Los Datos Personales no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva. Sin embargo, es fundamental que los Titulares tengan presente que la seguridad absoluta no existe en Internet, y por lo tanto, La Sociedad no se responsabiliza por interceptaciones ilegales o violaciones a sus sistemas o bases de datos por parte de personas no autorizadas, ni por el uso indebido de la información obtenida a través de dichos medios ilícitos;

(g) Principio de seguridad: Nuestra compañía implementará las medidas de seguridad que sean comercialmente razonables, de acuerdo con el estado de la técnica comúnmente aceptada en la industria, para salvaguardar la seguridad de los Datos Personales y prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Autorización

(a) Los Datos Personales son obtenidos por nosotros conforme a esta Política.

(b) Es responsabilidad del Titular leer el contenido completo de esta Política y de los Términos y Condiciones que estén vigentes, los cuales se entienden previamente conocidos y expresamente aceptados por el Titular al momento de dar su consentimiento a los Términos y Condiciones de uso de la Plataforma.

(c) El Titular declara y reconoce que, al publicar esta Política y los Términos y Condiciones, La Sociedad ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares antes o en el momento de la recolección de los Datos Personales, todo lo cual es totalmente verificable.

Obtención de Datos Personales

La Sociedad tiene como objetivos la recolección de Datos Personales para:

(a) Facilitar la gestión administrativa necesaria en relación con clientes, aliados, proveedores, empleados y otros grupos de interés.

(b) Proporcionar actualizaciones sobre los productos que produce, comercializa y/o distribuye, así como información sobre la tienda online, E-Commerce y otros servicios y productos ofrecidos, a través de medios tradicionales y/o digitales.

(c) Realizar estudios internos que permitan comprender mejor los intereses y necesidades de los titulares de los Datos Personales, con el fin de mejorar la calidad del servicio brindado.

(d) Contactar a los titulares de los Datos Personales mediante correspondencia, correos electrónicos o llamadas telefónicas, para llevar a cabo actividades publicitarias, promocionales y de mercadeo.

(e) Compartir o enviar los Datos Personales a terceros con quienes la Sociedad establezca alianzas o contratos, con el propósito de facilitar la ejecución de actividades relacionadas con su objeto social.

(f) Realizar la transferencia y transmisión de los Datos Personales a terceros con quienes se establezcan alianzas vinculadas a su objeto social, así como contratar estudios o encargar el tratamiento de datos.

(g) Utilizar los Datos Personales para los fines descritos en otros apartados de esta Política y/o en los Términos y Condiciones.

Mecanismos y forma de otorgar la Autorización La Autorización se documentará en un formato físico, electrónico o en cualquier otro medio que permita (i) garantizar su consulta posterior, (ii) verificar la trazabilidad de la autorización y (iii) confirmar la existencia del consentimiento expreso del Titular para la obtención de los Datos Personales.

La Autorización por parte del Titular implica lo siguiente:

(a) Que otorga a La Sociedad el permiso para obtener, en calidad de Encargado o responsable del Tratamiento de los Datos Personales.

(b) Que la autorización se refiere a los datos personales del Titular.

(c) Que consiente la recolección de datos para los fines aquí establecidos, que incluyen nombres y apellidos, documento de identificación, dirección, teléfono, celular, fecha de nacimiento y correo electrónico, entre otros.

(d) Que tiene el derecho de acceder, corregir, actualizar y suprimir los datos personales proporcionados.

Contenido mínimo del aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad, que se presenta junto a los Términos y Condiciones, deberá incluir la siguiente información:

(a) La identificación, dirección y datos de contacto del responsable del Tratamiento de datos;

(b) La naturaleza del tratamiento al que serán sometidos los datos y el propósito específico de dicho tratamiento;

(c) Los derechos que corresponden al Titular de los datos;

Derechos y Obligaciones

Derechos del Titular de Datos

El Titular tiene el derecho de solicitar a La Sociedad que se abstenga de Transmitir y/o Transferir sus Datos Personales a terceros, mediante el envío de un correo electrónico a la dirección de contacto proporcionada. La Sociedad se compromete a no transmitir y/o Transferir los Datos Personales de aquellos Titulares que así lo requieran, salvo en los siguientes casos: (i) cuando sea solicitado por una autoridad competente a través de una orden judicial o ejecutiva, (ii) cuando sea necesario para la protección de los derechos de La Sociedad, o (iii) cuando se requiera para hacer valer alguna declaración o garantía en favor de La Sociedad.

Los Titulares de los Datos Personales que se encuentran en nuestras bases de datos tienen derecho a:

(a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.

(b) Presentar consultas, quejas y/o reclamos relacionados con el tratamiento de sus Datos Personales.

(c) Solicitar evidencia de la Autorización otorgada.

(d) Solicitar la eliminación de su información personal de cualquier Base de Datos.

(e) Revocar, en cualquier momento, la Autorización otorgada.

Cualquier otro derecho desarrollado en las leyes aplicables a la protección de datos personales.

Obligaciones de La Sociedad

Los Datos Personales son de propiedad exclusiva de sus Titulares, por lo que La Sociedad se compromete a utilizarlos únicamente para los fines establecidos en la Autorización. En este contexto, se compromete a cumplir con las siguientes obligaciones:

(a) Asegurar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data;

(b) Mantener la información bajo condiciones de seguridad adecuadas para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado y/o fraudulento. Es fundamental que el Titular reconozca que la seguridad absoluta no es factible en el entorno digital, por lo que La Sociedad no asume responsabilidad alguna por interceptaciones ilegales o violaciones de sus sistemas o bases de datos por parte de terceros no autorizados, ni por el uso indebido de la información obtenida a través de tales medios ilícitos;

(c) Asegurar que la Transmisión y/o Transferencia contenga únicamente información veraz, completa, exacta, actualizada, verificable y comprensible.

(d) Realizar de manera oportuna, conforme a lo estipulado en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o eliminación de los datos;

(e) Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto constante a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

(f) Proporcionar, a solicitud del Titular, información sobre el uso que se ha dado a sus Datos Personales;

(g) Gestionar las consultas y reclamos presentados por los Titulares conforme a lo indicado en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012;

(h) Abstenerse de difundir información que esté siendo cuestionada por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

(i) Permitir el acceso a los Datos Personales únicamente a aquellas personas que estén autorizadas para ello.

Procedimiento de Acceso, Consulta y Reclamaciones

Derecho de Acceso

El Titular tiene el derecho de acceder, sin costo alguno, a (i) la confirmación de si sus Datos Personales están siendo objeto de Tratamiento por parte de La Sociedad y (ii) a la información sobre el alcance, las condiciones y las características de dicho Tratamiento. En este sentido, La Sociedad se compromete a garantizar al Titular que:

(a) Podrá verificar en cualquier momento si sus Datos Personales están siendo tratados.

(b) Tendrá derecho a acceder a sus Datos Personales.

(c) Podrá conocer la naturaleza de los datos personales que se están tratando y las finalidades específicas que justifican dicho Tratamiento. En todo caso, La Sociedad solo asegurará las prerrogativas establecidas en esta Sección 5.01, (i) a aquellos Titulares que demuestren, de manera legal y fehaciente, su identidad o la de su Representante Legal y (ii) exclusivamente en relación con los Datos Personales que permitan identificar al Titular.

Procedimiento de Consulta

Para la gestión de solicitudes de consulta sobre Datos Personales, La Sociedad:

(a) Se reserva el derecho de determinar, a su discreción y conforme a lo indicado en los Términos y Condiciones, (i) los canales de comunicación electrónica que considere adecuados, (ii) la implementación de formularios electrónicos u otros métodos simplificados, y (iii) los servicios de atención al cliente disponibles a través del correo electrónico. (b) En cualquier caso, las solicitudes de consulta serán atendidas en un plazo no superior a treinta (30) días hábiles a partir de la fecha de recepción. En caso de que no sea posible atender la consulta dentro de dicho plazo, se notificará al interesado, antes de que transcurran los treinta (30) días, (i) las razones de la demora y (ii) la fecha estimada en la que se atenderá la consulta, la cual no excederá de cinco (5) días hábiles posteriores al vencimiento del plazo inicial.

Procedimiento de Reclamos

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular que considere que la información contenida en una Base de Datos requiere corrección, actualización o eliminación; o que detecte un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 o cualquier otra normativa aplicable, podrá presentar un reclamo ante La Sociedad y/o el responsable del Tratamiento. Este reclamo será gestionado conforme a las siguientes directrices:

(a) El reclamo deberá ser presentado por el Titular o su representante legal, quien deberá (i) identificarse, (ii) detallar los hechos que fundamentan el reclamo, y (iii) adjuntar la documentación que considere relevante para respaldar su solicitud.

(b) En caso de que La Sociedad determine que un reclamo recibido no es de su competencia, se lo comunicará al Titular a la mayor brevedad posible.

(c) De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se incluirá la leyenda “reclamo en trámite” en la base de datos, así como el motivo del mismo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda permanecerá vigente hasta que se resuelva el reclamo.

(d) El reclamo será atendido en un plazo no superior a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Si no fuera posible atenderlo dentro de dicho plazo, se informará al interesado, antes de su vencimiento, sobre las razones de la demora y la nueva fecha estimada para su atención, la cual, en ningún caso, podrá exceder los ocho (8) días hábiles posteriores al vencimiento del primer plazo.

Tipos de reclamo y condiciones para atenderlos

El Titular o su representante legal tienen la facultad de presentar, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en los decretos que la reglamentan y complementan, los siguientes tipos de solicitudes:

(a) Aquellas relacionadas con la rectificación o actualización de sus Datos Personales. Este tipo de solicitudes deberá incluir, al menos, la siguiente información:

(i) El nombre y la dirección del Titular o cualquier otro medio de contacto para recibir la respuesta.

(ii) Los documentos que validen la identidad del Titular o la representación legal de su apoderado.

(iii) Una descripción clara y precisa de los datos personales sobre los cuales el Titular desea ejercer alguno de sus derechos.

(iv) La actualización que se pretende realizar, cuando sea pertinente.

(v) En su caso, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales.

(b) Las solicitudes relacionadas con la supresión de sus datos personales. El Titular podrá solicitar la eliminación de sus Datos Personales cuando (a) considere que estos no están siendo tratados por La Sociedad de acuerdo con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, (b) hayan dejado de ser relevantes para la finalidad para la cual fueron recolectados, o (c) se haya cumplido el plazo necesario para llevar a cabo las actividades para las cuales fueron recolectados. Asimismo, La Sociedad informa que podrá denegar la solicitud de supresión de datos en los siguientes casos:

(i) Si el Titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

(ii) Si la eliminación de los Datos Personales impide el desarrollo de actuaciones judiciales o administrativas en las que La Sociedad esté involucrada.

(iii) Si los datos son necesarios para esclarecer la investigación y persecución de delitos o para la actualización de sanciones administrativas, en cuyo caso se requerirá una orden de autoridad competente para proporcionar dichos Datos Personales.

(iv) Si los Datos Personales son imprescindibles para salvaguardar los intereses jurídicamente protegidos de La Sociedad; para llevar a cabo una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de que se considere procedente la cancelación de los Datos Personales, La Sociedad deberá llevar a cabo la supresión de tal forma que no sea posible la recuperación de la información.

Revocatoria de la autorización

Los Titulares pueden revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal lo realizará mediante nuestro correcto de contacto: virtuve.admon@gmail.com.

Seguridad de la Información

Medidas de Seguridad

La Sociedad implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros, previniendo su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Sin embargo, es fundamental que usted, como Titular de sus Datos Personales, reconozca que la seguridad absoluta no es factible en el entorno digital. Por lo tanto, La Sociedad no asume responsabilidad alguna por interceptaciones ilegales o violaciones de sus sistemas o bases de datos por parte de terceros no autorizados, ni por el uso indebido de la información obtenida a través de tales medios.

Directrices de Seguridad

La Sociedad se compromete a implementar protocolos de seguridad que sean comercialmente viables y que cumplan con los estándares de la industria, con el objetivo de salvaguardar la integridad de los Datos Personales. Asimismo, se asegurará de que todo el personal con acceso a dicha información cumpla estrictamente con estas directrices.

Los protocolos de seguridad abarcarán los siguientes elementos:

(a) Formación del personal que se incorpore a la Sociedad sobre la Política de Tratamiento de Datos Personales, así como sobre los mecanismos y protocolos de seguridad establecidos para su manejo.

(b) Diseño de las bases de datos de carácter personal y una descripción detallada de los sistemas de información que las gestionan;

(c) Protocolo de notificación, gestión y respuesta ante incidentes relacionados con el transporte, desecho o reutilización de documentos o soportes.

Este procedimiento será objeto de revisión y actualización cada vez que se produzcan cambios significativos en (i) la normativa vigente o (ii) en el sistema de información o su estructura organizativa.

Transferencia y Transmisión de Datos Personales

Transmisión y Transferencia Nacional 

La Sociedad tiene la facultad de llevar a cabo Transferencias y Transmisiones de Datos Personales a nivel nacional, siempre que implemente las medidas adecuadas para garantizar que los destinatarios de dicha Transmisión o Transferencia estén informados y se comprometan a cumplir con esta Política. Se establece que la información personal que reciban será utilizada exclusivamente para los fines estipulados en los Términos y Condiciones, así como en esta Política.

Al aceptar los Términos y Condiciones y la presente Política, el Titular otorga su consentimiento expreso a La Sociedad para la transferencia y transmisión de sus Datos Personales a jurisdicciones fuera del país.

Responsable.

La Sociedad designa su departamento de atención al cliente como el encargado de velar por la protección de los Datos Personales conforme a lo establecido en esta Política.

El área de atención al cliente, o la persona que asuma sus funciones, se encargará de gestionar las solicitudes de los Titulares en relación con el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

Vigencia.

La presente Política entra en vigor a partir de su publicación y permanecerá vigente hasta que La Sociedad decida, a su exclusivo criterio, reemplazarla o actualizarla.

Ley Aplicable Esta Política se rige por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, así como por las normativas que los complementen, modifiquen o sustituyan.